Apaiser les conflits en copropriété

Anticiper les conflits grâce au règlement de copropriété

Avoir un règlement de copropriété clair et exhaustif permet d’éviter les confusions et prises de position conflictuelles lors des réunions d’assemblée. Il est essentiel de veiller à ce que les copropriétaires aient tous pris connaissance de ce règlement afin que celui-ci soit respecté par tous. Un règlement de copropriété doit en principe clarifier :

• La nature des différentes parties de l’immeuble : parties communes, parties privatives, parties spécialement dédiées à un usage particulier
• Les règles de fonctionnement propres à la résidence (différents organes à connaître, délais de convocation en urgence, etc.).

Idéalement, ce règlement doit être complété par un règlement intérieur contenant toutes les règles de bon respect du voisinage, en particulier concernant la tranquillité de l’immeuble, le respect des parties communes, les règles de sécurité et d’hygiène... Les parties privatives extérieures (terrasses, balcons, jardins…) faisant souvent l’objet de litiges, il est utile de préciser les aménagements possibles comme la couleur des parasols, ou encore la possibilité ou non d’ajouter un pare-vue, ainsi que les usages possibles : certaines résidences interdisent par exemple l’étendage du linge sur les balcons ou l’installation de jardinières suspendues à l’extérieur.

Le règlement intérieur doit être communiqué à tous les occupants de la résidence.  Il est parfois disponible en version numérique sur le site du syndic.

Si le besoin d’un règlement clair peut sembler évident, il n’en est pas moins essentiel de rappeler d’ores et déjà ces bases pour anticiper du mieux possible les différentes tensions entre les habitants.

Bien entendu, avoir un règlement de copropriété et un règlement intérieur clairs ne suffit pas à garantir la bonne entente entre occupants. Lorsque le règlement n’est pas respecté ou ne prévoit pas certains cas, différents conflits peuvent nuire à l’harmonie de la copropriété. Le rôle du syndic est alors central pour agir en tant que premier médiateur. Mais comment faire pour apaiser les tensions ?

Syndic : compétence, médiation et confiance

Rappel : le rôle du syndic en cas de conflit

Le syndic doit rester l’interlocuteur de premier choix des copropriétaires, en particulier en cas de non-respect du règlement de copropriété, puisqu’il détient la compétence juridique indispensable pour faire respecter ce règlement.

La première étape est celle de la médiation. Le syndic peut contacter directement les occupants en conflit et essayer d’apaiser la situation. Il peut aussi organiser une réunion entre ceux-ci, idéalement dans un endroit neutre.

Celle-ci échoue ? En tant que syndic, il vous appartient de rappeler à l’ordre les parties défaillantes en leur adressant une mise en demeure donnant 30 jours pour mettre un terme à un comportement ou un aménagement contraire au règlement de copropriété ou aux bonnes règles de voisinage. À l’issue de cela, et dans le cas où la mise en demeure n’aboutit pas, il est fortement conseillé de faire appel à un médiateur extérieur afin d’apaiser la situation au plus vite et d’éviter dès que cela est possible le recours judiciaire.

À cet effet, rappelons qu’auprès de la justice, le syndic peut aussi bien avoir le rôle de défendeur que de requérant. Il peut en effet arriver qu’un ou plusieurs copropriétaires se retournent contre le syndic et réclament son remplacement. Afin d’éviter d’en arriver là, et pour remplir pleinement ses missions dans un climat de sérénité, il est essentiel de parvenir à gagner la confiance des copropriétaires et d’établir une relation saine avec eux. 

Comment établir une relation de confiance ?

Bien qu’il soit essentiel de parvenir à créer une relation de confiance, le syndic suscite parfois – et souvent à tort - la défiance des copropriétaires. Il s’agit généralement d’une mauvaise compréhension de vos missions et actions. Le rôle du syndic est donc aujourd’hui challengé par une suspicion de plus en plus lourde, souvent accusé de surfacturer ses services, ou de faire du favoritisme envers les locataires au détriment des copropriétaires.

Pour qu’un syndic puisse remplir correctement son rôle de médiateur, il est pourtant important que celui-ci reste le premier point de contact en cas de conflit pouvant survenir entre les résidents, copropriétaires ou locataires, et les différents intervenants (gardiens, prestataires externes, agents de ménage, membres du conseil syndical…).

Mais alors, comment parvenir à inverser la tendance pour passer d’un rapport de défiance ou d’incompréhension à une relation de confiance ?

Les premières personnes avec qui vous devez veiller à avoir de bonnes relations sont les membres du conseil syndical, en particulier le président avec lequel vous êtes amené à être naturellement régulièrement en contact. 

Pour cela, il vous faudra dès le départ vous présenter à ces personnes en instaurant un climat chaleureux et en témoignant votre bienveillance à l’égard des copropriétaires. La disponibilité et la réactivité sont essentielles pour établir une relation de confiance. En répondant rapidement aux sollicitations, vous montrerez votre implication et le respect que vous portez à l’ensemble des copropriétaires.

D’autres actions permettent de renforcer encore la confiance que vous porte le conseil syndical. Votre professionnalisme participe de votre légitimité. Vous devrez notamment mener une veille régulière pour être capable de mettre immédiatement en place les évolutions législatives, réglementaires et jurisprudentielles. La meilleure manière de gagner la confiance des propriétaires est de les rassurer grâce à votre savoir-faire. En effet, un copropriétaire très bien informé sur les dernières évolutions ne doit pas vous prendre en défaut en évoquant une loi ou une réforme que vous ne connaîtriez pas encore.

Un syndic doit aussi faire preuve de pédagogie et impliquer le conseil syndical, en le conviant à des conférences ou en l’informant de certains changements importants par lettres d’information.

Lorsque le syndic parvient à travailler main dans la main avec le conseil syndical, la résolution des conflits de copropriété s’en trouve grandement simplifiée. Une fois cette relation de confiance instaurée, vous aurez donc bien plus de facilités à vous faire entendre des différentes parties prenantes et à remplir ainsi efficacement votre rôle médiateur.

Le rôle primordial des assemblées

Les assemblées jouent un rôle essentiel dans l’apaisement des conflits de copropriété. Leur déroulement peut se faire en présence du syndic ou en son absence. Dans un contexte de conflit, il est cependant vivement conseillé que celui-ci soit présent afin de pouvoir intervenir en tant que médiateur.

Le cas échéant, il est également possible d’avoir recours à un tiers de confiance pour dépassionner les débats et se concentrer sur les éléments factuels. La profession de « coach de copropriété » et les cabinets de conseil en copropriété rencontrent ainsi une demande croissante depuis ces dernières années, agissant en soutien du syndic, pour jouer le rôle d’arbitre neutre en cas de conflit.

Dans ces cas-là, le tiers de confiance anime les débats, rétablit éventuellement l’ordre, et peut proposer de ré agencer l’ordre des résolutions. Son rôle est essentiel pour parvenir à canaliser les débats. Il lui revient également de maîtriser le déroulement de l’ordre du jour (tout en restant courtois) afin d’éviter que les réunions ne s’éternisent : une réunion trop longue s’avère bien souvent fatigante et peut finir par raviver les tensions sous l’effet d’un épuisement général, ce qui n’est définitivement pas le but.

Lorsque les conflits persistent, une médiation conventionnelle ou judiciaire peut permettre de dégager une solution à l’amiable entre les parties opposées.

L’intérêt de la médiation face à un litige en copropriété

L'intervention d'un médiateur est généralement la meilleure manière d’apaiser les tensions pour résoudre les conflits.

Impartial, le médiateur peut aider à renouer le dialogue en intervenant à plusieurs reprises auprès des différentes parties. La médiation conventionnelle reste nettement plus rapide, mais aussi beaucoup moins onéreuse que de confier son dossier à un juge.

Elle permet de s’entendre d’un commun accord sur une solution qui convient aux deux parties.

Pour cela, le médiateur commence généralement par rencontrer le conseil syndical, puis analyse les documents étayant le dossier afin de mieux comprendre la situation. Après avoir pris connaissance de l’ensemble des éléments du dossier, il peut alors présenter différentes actions envisageables en exposant les avantages et inconvénients de chaque solution. En accord avec le conseil syndical, un plan d’action est ensuite défini. Le médiateur assistera le conseil dans la mise en œuvre du plan d’action afin d’assurer un accompagnement de A à Z.

La médiation ou la recherche d’un compromis

La vie en copropriété repose sur des concessions. La médiation aboutit généralement à la mise en place d’un compromis, où chaque partie accepte de faire des efforts. Des efforts réciproques sont indispensables pour renouer le dialogue et parvenir à un apaisement durable. Les nuisances sonores, souvent invoquées, peuvent par exemple être limitées à certains jours et certaines plages horaires.

Un résident organise plusieurs fois par semaine des soirées bruyantes ? Un compromis peut être trouvé, le résident indélicat s’engageant par exemple à n’organiser qu’une soirée par semaine maximum et à cesser la musique à une heure fixée. Les autres résidents, en échange, tolèrent cette nuisance occasionnelle. De même, interdire les travaux ou le bricolage le soir, le matin ou le dimanche peut apaiser des situations complexes.

Comment trouver un médiateur ?

Votre médiation n’a pas suffi ? Vous ne souhaitez pas faire appel à un coach spécialisé ? Vous pouvez vous orienter vers un médiateur extérieur.

Malheureusement, le syndicat des copropriétaires ne peut pas solliciter une médiation, car il n'a pas la qualité de personnalité juridique. Seul le copropriétaire, en tant que personne physique, a cette qualité : il peut ainsi solliciter un médiateur uniquement de manière individuelle.

En tant que syndic, il est donc judicieux d’encourager les copropriétaires en situation de conflit à prendre l’initiative de contacter un médiateur le plus tôt possible pour apaiser les échanges.

Pour trouver un médiateur, les copropriétaires pourront se rapprocher :

• de leur avocat ou d'une association ;
• d’organisations représentatives de copropriétaires, qui ont créé des commissions de médiation (elles sont présentes au niveau local ou national).

Certains règlements de copropriété prévoient d’ailleurs que les parties en conflit doivent obligatoirement suivre une procédure de médiation avant d'entamer une procédure judiciaire. Le syndic devra alors veiller à ce que cette règle soit respectée.

Notez également que dans certains cas, la mairie peut également être sollicitée en qualité de médiatrice, notamment lorsque les conflits proviennent de troubles de la tranquillité : les maires ont en effet l'obligation d'assurer la tranquillité publique des habitants de leurs communes. Vous pouvez obtenir de la mairie une meilleure communication des arrêtés en matière de voisinage (bruits le soir, fréquence d'utilisation d'un barbecue, hauteur d'une clôture...), ou orienter les copropriétaires vers le bon service pour qu’ils réclament directement l’intervention de la mairie auprès d’un voisin afin de faire cesser le trouble.